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No hay nada más importante que la copia de seguridad. Si te soy sincera, este fue el primer tema a tratar cuando comencé este podcast pero como ya tenía un artículo en el blog hablando de ello (Copias de seguridad: Consejos a tener en cuenta) porque fue perdiendo posiciones hasta ahora, que les traigo estas herramientas gratuitas para su respaldo.
No necesito decirte que es lo primero que tienes que empezar, revisar y monitorear para protegerte de cualquier desastre que pueda ocurrir en la oficina.
En episodios anteriores les he dicho que es la última defensa que tenemos contra desastres, como rotura de equipos o virus y en el programa de hoy les voy a hablar de un par de herramientas gratuitas para su copia de seguridad para automatizar copias de seguridad.
Hago un punto serio, nunca confíes en tu memoria o hábitos para hacer la copia de seguridad. Sé que no lo vas a hacer, sabes que tampoco lo harás. Como mucho, y siempre después de un desastre, pasarás una semana haciendo copias manuales. Luego, el día a día te come y lo dejas para después.
Siempre digo: “No dejes para mañana lo que dejaste para hoy ayer”
Herramientas gratuitas para tu Backup Vamos a ver dos herramientas para realizar estas tareas, por un lado Cobian Backup que ahora se llama Cobian Reflector que es una aplicación gratuita muy conocida por los informáticos y por otro lado Google Drive que vimos en parte en el episodio 5 (#005 Google Apps for Consulting).
Enlaces oficiales:
Google Drive
Prueba Reflector
Características de Cobian Reflector Y ahora les voy a explicar las características de Cobian Reflector. Lo primero es que es una aplicación en la que puedes programar varias tareas de copia de seguridad y que consume muy pocos recursos.
En cada tarea de copia de seguridad podemos definir si es completa, incremental o diferencial. Podemos activar una instantánea de volumen para mantener la estructura de los archivos que puedan estar en uso.
Nos permitirá seleccionar todas las carpetas y archivos que queramos incluir en la copia como fuente y en la misma tarea nos permite seleccionar uno o más destinos para esos archivos. Es decir, con una tarea podemos hacer una copia en un disco duro externo y a su vez en otra carpeta del disco duro. Parece que no tiene sentido hacer una copia en la misma computadora y en parte es así, pero más adelante explicaré cómo se puede usar.
Evidentemente, el objetivo es sacar la información al exterior para poder restaurarla en caso de ser necesario.
¿Y cuándo hacemos la copia? Pues la aplicación nos permite seleccionar todas las posibilidades: diaria, semanal, mensual, determinados días de la semana, al encender el equipo, al apagar. Incluso te permite hacer una copia cada cierta cantidad de minutos y también permite que la copia sea manual. En este caso, seríamos nosotros los que tendríamos que hacer clic en el botón para iniciar la tarea de copia de seguridad. Esta opción obviamente no es recomendable.
La opción más acertada, y no hay nada escrito al respecto, es la opción diurna y nocturna. Así, todos los días veremos un correo electrónico con el resultado de esa copia.
Y es que nos permite configurar nuestro correo en la configuración para que nos envíe el correo en un momento determinado o cuando finalice la tarea.
Podemos crear una copia normal o en un directorio diferente para cada copia. En este último caso, podemos decidir cuántas copias queremos conservar para que el disco de copia de seguridad no se llene.
También podremos comprimir y cifrar los archivos en el destino con una contraseña que será necesaria en el caso de que queramos restaurar ese archivo.
Otra de sus características es que permite filtrar para que se copien o excluyan de la copia los archivos que cumplan una determinada condición, que puede ser por nombre, extensión, tamaño del archivo, fecha o carpeta donde se encuentra. Entonces podríamos copiar la carpeta principal de nuestra aplicación y luego excluir cualquier subdirectorio que sepamos que contiene solo archivos temporales.
Existe la posibilidad, y esto es genial, de poder ejecutar ciertos eventos antes y después de cada copia.
Te doy algunos ejemplos:
Ejecutar o cerrar cualquier aplicación
Ejecutar y esperar a que finalice la aplicación
Iniciar o detener algún servicio del sistema
Ejecute algún comando del sistema
hacer una pausa
Cuando la copia ha finalizado, también nos permite ciertos eventos adicionales, como por ejemplo:
Eliminar el contenido de la carpeta de origen
Eliminar el origen
Iniciar otro trabajo de copia
Ponga su computadora en suspensión o hibernación
Apague o reinicie la computadora
Cobian Reflector también mantiene un registro de las copias realizadas con fines de auditoría y un registro detallado de cada copia.
Y como decía antes, todo esto, gratis, aunque es buena idea que si os es útil, hagáis una pequeña donación a Luis Cobian, que es su autor.
Antes mencioné que podríamos crear una copia de seguridad en el mismo disco duro aunque parece que no tiene sentido porque si el disco duro falla también perdemos la copia pero ahora veremos para qué podemos usar esto.
Google Drive Con Google Drive podemos crear un disco que se sincronizará con la nube. Es muy útil junto con el resto de aplicaciones de las que ya os hablé en el episodio 5.
Si nuestros documentos están dentro de ese espacio, automáticamente se copiarán a la nube. Es decir, presentamos una declaración de la renta y guardamos el pdf en la carpeta del cliente y en un segundo lo tenemos copiado a la nube. Con esto tendríamos una copia instantánea de todos los documentos que utilizamos en la consultoría.
Instalar aplicaciones en el directorio de Google Drive Pero, ¿y si instalamos las aplicaciones en ese espacio? ¿También respaldará todo lo que hacemos?
En realidad sí, pero nos vamos a encontrar con un problema grave. Si incluimos las principales aplicaciones de trabajo, como nómina o contabilidad, haremos que el sistema no deje de subir toda la base de datos a la nube. Esto se debe a que aunque hagamos una entrada, ésta queda registrada en una base de datos que contiene el resto de entradas, por lo que estaría obligado a subirla/copiarla a la nube constantemente.
Esto hace que todo se ralentice, tanto en el servidor porque será por el proceso de copia como en la red y el flujo de internet por la carga de información.
Para eso instalaremos las aplicaciones en un directorio fuera del alcance de la unidad virtual creada por Google Drive, que es donde guardaremos los documentos y usaremos Cobian Reflector para crear una carpeta separada que podemos crear y que también incluir en la copia de Google Drive.
Conclusiones Resumiendo, si necesita herramientas gratuitas para su copia de seguridad, puede hacer lo siguiente:
Usa Google Drive para crear la unidad virtual que se sincronizará con la nube donde almacenaremos nuestros documentos.
Instalaremos nuestras aplicaciones en directorios diferentes a los que utiliza Google Drive.
Crearemos un directorio al que llamaremos COPIAS o BACKUP agregaremos ese directorio a la lista de carpetas que Drive sincronizará con la nube.
Usaremos Cobian Reflector para copiar cualquier información que queramos de nuestro ordenador y como destino pondremos esa carpeta COPIAS y también con discos duros externos. Cuanto más dulce, mejor. Y si periódicamente cambias los discos de copia, mejor.
De esta forma, mientras trabajemos con las aplicaciones, no forzará la sincronización, pero cada vez que se ejecute la tarea de copiar, se hará que se sincronice con la nube.
En cualquier caso, si tienes alguna duda, déjala en los comentarios e intentaré ayudarte.
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